Бизнес-процессы оптимизируемые Excel
Удивительно, но факт: многие возможности Excel остаются без применения. Зная по-настоящему огромный потенциал Excel, в это сложно поверить, но:
- сотрудники компаний, работающие в программе, до 70% времени тратят на обработку данных вручную;
- почти 90% корпоративных пользователей реализуют возможности Excel максимум на 15%;
- более 75% специалистов, которые применяют в работе таблицы, до сих пор не умеют работать с большими файлами – от минимальных изменений съезжают строки, в ячейках с формулами появляются ошибки, расчёты «рушатся».
В таких условиях неудивительно, что предприятия тратят деньги на разработку автоматизированного софта, внедряют дорогие системы, теряют время на обучение им персонала. А ведь большинство задач, которые стоят перед бизнесом, де-факто можно реализовать в старом добром Excel. Надо только знать, как с ним работать.
На что действительно способно это приложение от Microsoft и почему это де-факто самый мощный инструмент именно для решения корпоративных задач? Разбираем ТОП 6 бизнес-процессов в компаниях, которые можно автоматизировать, пройдя обучение Excel на курсах «Альянс».
Выборка данных в Excel
Самый очевидный пример – формирование выборки данных из большого массива информации. Проще всего её получить через систему сводных таблиц Excel, которые позволяют в считанные минуты сформировать:
- отчёт по продажам с детализацией исполнителей (за год, по месяцам, точкам продаж и т. д.);
- данные по остаткам на складах;
- результатам реализации (с суммами и магазинами, например).
Список на самом деле может быть очень длинным. MS Excel позволяет «извлечь» практически любой результат из огромной массы собранных статистических данных. Причём собраны они могут быть не только из внутренних отчётов всё в тех же таблицах Excel, но и из других источников, подключаемых по технологии Microsoft Power Query.
Выборка формируется мгновенно по одному или нескольким критериям. И сформировать её можно как в одном файле, так и с разнесением нужной информации по нескольким документам для разных отделов фирмы, например.
Инструменты формирования выборки данных в Excel актуальны практически во всех отделах организации. Учёт кадров и расчёт зарплат, формирование отчётов по результатам работы, финансовые документы для предоставления в банк – всё это можно получить за несколько минут, если обучиться нужным функциям и надстройкам, которые есть в программе.
Консолидация в Excel
Данные по результатам (или планам, прогнозам) работы бизнеса часто нужно не только разделять (делать выборку), но и объединять – консолидировать. Для этих целей тоже можно использовать MS Excel. Модуль умеет полностью в автоматическом режиме:
- формировать из нескольких таблиц одну (даже если они отличаются по формату и содержимому или находятся в разных файлах);
- консолидировать листы одного или нескольких файлов;
- создавать стройную систему файлов, которая не «посыплется» из-за удаления столбца/строки в одной маленькой табличке;
- связать данные из разных программ (в том числе, дорогих автоматизированных систем сбора информации);
- создавать многопользовательские таблицы, которые будут правильно работать при внесении новых данных в источники.
Изучение средств консолидации данных незаменимо в бухгалтерии, финансовом отделе, маркетинговом департаменте. Учитывая, что MS Excel позволяет раздавать доступы и ограничивать права на изменение разных ячеек, автоматизация процесса объединения разрозненных данных с помощью модуля становится не только удобной, быстрой, качественной и достоверной в части отображаемых цифр, но и безопасной, что важно в эпоху растущих кибер рисков.
Анализ данных в Excel
Анализу информации в современных версиях Excel уделено самое пристальное внимание. Разработчик создал действительно мощные инструменты бизнес-аналитики, не имеющие равных.
Добавив к ним надстройки для визуализации, работы с большими массивами данных, бизнес получает готовое решение для анализа полностью в автоматическом режиме. То есть без ошибок, связанных с человеческим фактором (не на ту кнопку калькулятора нажал, не ту функцию использовал, не в ту ячейку внёс показатель).
С помощью системы Power BI и интегрированных в неё компонентов Power Pivot, Power Query, Power View в Excel можно автоматизировать всё, что связано с анализом:
- формировать связанные данные;
- строить прогнозы;
- запрашивать отчёты на даты;
- визуализировать результаты анализа для наглядности;
- соединять данные из разных источников и рассчитывать на их основе относительные показатели;
- сводить информацию из разных файлов в одну таблицу;
- настраивать автоматический обмен данными и многое другое.
После курса Excel, точность результатов анализа при этом будет в разы выше, чем при ручных расчётах. Времени он займёт в сотни раз меньше. А надёжность сводных отчётов и визуализированных данных (для поиска оптимального решения) останется высокой (проще говоря, стройная структура анализа не «поплывёт», если кто-то укажет неверные данные или запишет правильный результат не туда).
Поиск ошибки, которая привела к надписи «#ССЫЛКА!» на самом деле не может, не должен и не будет отнимать часы. Если правильно использовать аналитический инструмент Excel, конечно.
Планирование в Excel
Планировать в программе тоже несложно. Если обучиться приёмам автоматической настройки таблиц, то можно буквально за несколько минут:
- построить сложный план;
- спланировать бюджет с прогнозом;
- сопоставить план и факт по результатам отчетного периода;
- рассчитать плановые расходы (сравнить их с аналогичным показателем прошлых лет);
- разработать график будущих мероприятий с детализацией их бюджетов и т. д.
Планирование в Excel позволяет не только сэкономить время, но и чётко сегментировать расходы, эффективно их контролировать, вносить в план правки, ориентируясь на изменчивую рыночную обстановку. Причём всё это можно делать не только с рабочего места в офисе.
MS Excel для планирования в бизнесе хорош ещё и тем, что позволяет привлекать все доступные технологии внутренней корпоративной сети, возможности Интернета для работы с планированием. Существует большое количество опций, доступных с мобильного телефона, «заточенные» под этот модуль.
Плюс, для построения разных планов (для разных отделов) можно использовать готовые шаблоны. Умея работать с Microsoft Excel, адаптировать их под конкретные условия не составит труда. Времени на формирование документов уйдёт минимум.
Бюджетирование в Excel
Сам бюджет тоже можно формировать, менять, рассчитывать, анализировать и проверять на предмет отсутствия перерасхода в MS Excel. Модуль очень удобен:
- для автоматической обработки доходной и расходной частей;
- контроля движений денег;
- составления прогнозного баланса;
- масштабирования бюджета;
- добавления новых статей в разных разделах и т. д.
Большой плюс использования MS Excel для бюджетирования – возможность автоматизировать с его помощью построение краткосрочных бюджетов с очень высокой детализацией. Для бизнеса, который работает в условиях высокой конкуренции, или регулярно привлекает инвестиционные деньги, это незаменимая опция (кто быстрее, тот и победитель, а Excel рассчитывает прогнозы за секунды).
План продаж или производства, бюджет на рекламу или рекламную кампанию – всё это после курсов по использованию инструментов электронных таблиц занимает минуты. Причём пользователь может внедрить в практику бюджетирования полноценную систему контроля, чтобы исключить перерасход и нестыковки плановых затрат с фактическими.
Учёт в Excel
Даже самые «модные» системы автоматизации учёта для бизнеса, по сути, остаются модернизированными версиями прошлых поколений Excel. Уже этого факта достаточно, чтобы его эффективность для решения задач учёта и аудита не вызывала сомнений, а необходимость обучения сотрудников стала очевидной.
С помощью приложения Microsoft Office в его нынешнем исполнении можно почти всё:
- создавать отчёты, которые будут автоматически менять форму и содержание при внесении изменений в исходники;
- контролировать запасы;
- формировать зарплатные листы;
- учитывать информацию по остаткам товаров из нескольких таблиц (одного и нескольких файлов);
- раздавать права доступа к файлам или заполнению ячеек для сотрудников;
- проводить аудит всего (товаров, оборудования, машин, финансов) из кабинета руководителя за полчаса.
Вероятность ошибки несложно исключить, если обучиться базовым навыкам работы с программным продуктом в учебном центре «Альянс». Здесь учат использовать весь доступный спектр возможностей MS Excel, актуальных для конкретной компании (программы адаптируются для решения конкретных задач каждой группы слушателей курса).
