10 самых полезных функций MS Excel

Наши преподаватели много лет ведут курсы Excel для персонала компаний. За это время накопилась статистика сотен фирм относительно востребованности на практике и полезности тех или иных функций. Этим рейтингом, в порядке убывания популярности, мы и спешим с Вами поделиться.

Кому будет полезна данная подборка?

• Заказчикам, планирующим курсы Excel для сотрудников, и думающим над расстановкой приоритетов в учебной программе.
• Соискателям вакансий, для понимания каких знаний от них скорее всего потребует работодатель.
• Специалистам, уже использующим электронные таблицы, и не догадывающимся, что работу можно сделать гораздо эффективней.

Функции перечислены в порядке убывания их значимости.

ВПР (VLOOKUP)

ВПР – в расшифровке это вертикальный просмотр. Функция незаменима для хозяйственников, бухгалтеров, начальников складов, менеджеров, даже маркетологов.

Что делает ВПР? — переносит искомые данные, согласно параметрам поиска, из исходной таблицы в сводную. Инструмент для понимания и освоения не самый простой, но действительно полезный.

Примеры использования функции ВПР в разных отделах компании.

1. Реклама. Нужно свести показы (или прокрутки в подкастах) рекламных роликов по площадкам для каждого из продуктов. Формируем сетку сводной таблицы и за несколько минут переносим в неё все данные из отчётов по каждой рекламной площадке. Если где-то показов не было, можно скомбинировать ВПР с функцией ЕСЛИОШИБКА, тогда в ячейке по продукту, который не рекламировался, будет стоять прочерк.
2. Бухгалтерия. Здесь удобно считать зарплату по категориям сотрудников. Берём сводную таблицу Excel и исходную со ставками по категориям, переносим значение ставок в новый отчёт за 1 секунду.
3. Складские запасы. С помощью функции здесь очень удобно формировать таблицы с общими остатками. Для этого опять же надо сформировать итоговый отчёт, в котором первый столбец – это наименование товара, а строкой идут магазины. Дальше применяем функцию ВПР по остаткам для каждого магазина. Получаем заполненную таблицу по всей сети за минуты. И сразу можно формировать заказ на поставки.

СЧЕТЕСЛИ (COUNT)

Ещё одна полезная функция для менеджера, IT-специалиста, маркетолога. СЧЕТЕСЛИ считает количество непустых ячеек (заполненных данных), которые соответствуют заданному условию.

С помощью функции можно подсчитать количество сотрудников, выполнивших план, узнать, сколько сделок заключил новый работник за 6 месяцев. Или увидеть число товаров, которые были проданы в отчётном месяце больше 100 раз. Численность персонала старше 60 лет или количество семейных сотрудников, отделений площадью свыше 100 квадратов и т. д. Условие можно задать любое.

СЧЕТЕСЛИМН (COUNTS)

Эта функция, по сути, является модернизированной версией предыдущего инструмента. Только в отличие от СЧЕТЕСЛИ СЧЕТЕСЛИМН позволяет задавать одновременно несколько условий, уточняя выборку.

Удобно для бухгалтеров, руководителей, интернет-маркетологов. Позволяет быстро узнать точное число, например, сотрудников, которые приняты на работу больше 4 лет назад и совершившие в месяц больше 10 продаж. Или узнать, сколько зачислений на счёт компании было совершено в отчётном месяце в сумме от 50 тыс. рублей в национальной валюте.

СУММ (SUM)

С этой функции многие открывают для себя «магию» Excel. Потому что она незаменима при составлении отчетов. Как несложно догадаться из названия, СУММ считает сумму значений в ячейках выборки. Умеет по столбцам, строкам, всей таблице.

Она рассчитывает значения пресловутых «Итого» и «Всего». По зарплате, складским остаткам, расходам и т. д.

СУММЕСЛИ (SUMIF)

Расширенная функция СУММЕСЛИ считает сумму значений в ячейках, которые соответствуют установленному условию. Очень удобна, когда надо узнать, сколько транзакций совершено по конкретному терминалу из списка. Или рассчитать из сводной таблицы затраты на 1 отделение.

СУММЕСЛИМН (SUMIFS)

По аналогии со СЧЕТСЛИМН функция СУММЕСЛИМН помогает получить сумму данных, согласно нескольким условиям выборки. Продолжая предыдущие примеры, она считает не просто общие расходы на отделение, а конкретно постоянные или переменные затраты. Или издержки на содержание его IT-отдела.

ЕСЛИ (IF)

Функция ЕСЛИ заполняет ячейку в зависимости от выполнения или невыполнения указанного условия. Очень удобный инструмент, когда ячейка заполняется в привязке к некоему результату или требованию. Например:

• премия начисляется только при выполнении сотрудником плана (функция заполнит ячейку с суммой премии или оставит её пустой в зависимости от того, что указано в ячейке его продаж);
• расчёт за поставку производится через определённое количество дней или после распродажи (когда известен процент возврата);
• дальнейшее финансирование проекта осуществляется, если он начинает приносить прибыль (или выделяемая сумма привязана к этой прибыли).

СЕГОДНЯ (TODAY)

Функция СЕГОДНЯ полезна при работе с вопросами, где важно соотносить даты (товары с ограниченным сроком действия, дебиторская задолженность со сроками возврата, кредиты и т. д.). Она даёт дату на текущий момент (каждый день она автоматически меняется), от которой отнимаются:

• дата платежа (расчет дней просрочки);
• дата выпуска товара (количество дней негодности) и т. д.

СЦЕПИТЬ (CONCATENATE)

Функцию используют не так часто, как стоило бы. Хотя фактическая потребность в ней есть у всех. СЦЕПИТЬ позволяет соединить разбросанные при копировании слова, которые должны быть в одной ячейке, а оказались в разных.

Это может быть наименование товара (детские подгузники Libero), полное ф. и. о. (Иванов Иван Иванович) и т. д. Очень удобный инструмент, экономит часы на форматирование.

СЖПРОБЕЛЫ (TRIM)

Ещё одна функция для оформления таблиц, которая поможет исключить ошибки при использовании текстовых данных ячейки в формулах. СЖПРОБЕЛЫ удаляет лишние пробелы, оставляя только по 1 пробелу между словами.

Больше функций Excel, которые экономят время

Перечисленные 10 функций – это лишь самые полезные из наиболее часто используемых инструментов Excel. Список можно продолжать долго. Есть масса функций для анализа, построения прогнозов, формирования отчетов. В зависимости от профиля фирмы и под каждый её отдел нужно сформировать свой набор действенных инструментов модуля.

Этим и занимаются в учебном центре «Альянс». Мы формируем программу корпоративного обучения Excel под конкретные задачи организации и учим сотрудников пользоваться теми функциями, которые сэкономят время и упростят работу именно в их условиях.

Поделиться: