3 главных вопроса о Project
Знакома ли Вам ситуация, когда проект уже завершён, как вдруг осеняет и в голову приходит новая идея, которая предполагает полный перерасчёт материалов, средств и тайминга? Буквально десять лет назад это была бы действительно проблема, ведь пришлось бы перестраивать работу и планировать всё заново – на это потребовалось бы бесценное для бизнеса время. Но сегодня так себя перегружать необязательно, лучше потратить силы на что-нибудь другое. Ведь Microsoft предлагает для подобных целей простую и удобную программу для управления проектами — Project.
Что такое Microsoft Project?
А началось всё с того, что в далёком 1980-х году, одному из инженеров корпорации Microsoft Алану Бойду пришла мысль создать инструмент, который бы помог планировать, отслеживать и обращаться к проектам, находящимся в разработке. Это и стало точкой отсчёта, ведущей к распространению и широкому использованию утилиты. Это был прорыв, который был так необходим для постоянно усложняющейся бизнес индустрии, начиная с 60-х годов. Именно с тех пор организации по всему миру стали активно включать в работу проектные методы. Спустя столько лет система корпоративного управления не на йоту не упростилась, а проектная методология набирает обороты с каждым годом, но даже спустя почти полвека MS Project, идя в ногу со временем, помогает и упрощает жизнь инженерно-проектным группам по всему миру. Давайте же разберёмся в чём заключается главная цель софта и каковы его преимущества?
Определение MS Project
Project – это инструмент для управления проектами, предложенный компанией Microsoft, позволяющий осуществлять планирование этапов работ, обеспеченности их ресурсами, своевременно выявлять потенциальные проблемы, отслеживать ход выполнения задач и составлять отчёты. Программа предполагает как локальные решения, так и совместную работу посредством облачных сервисов.
Благодаря, мощному инструментарию, приложение может стать надёжным спутником успешного менеджера. Структура сочетает в себе практичность и гибкость, так необходимые для плодотворного решения профессиональных задач. Кроме того, для начинающих пользователей, в системе MSP предусмотрен интерактивный помощник, способный «погрузить» пользователя в основной функционал для дальнейшей работы по созданию и форматированию, учёту и анализу.
Модернизация программы с течением времени значительно повлияла на интерфейс: сейчас разобраться в меню не составит труда – разработчики унифицировали интерфейсы всех своих «офисных» программ, выполнив панель инструментов в единой концепции. Поэтому, если Вы владеете MS Excel, Word или PowerPoint, то сможете легко разобраться и в Project.
Для чего нужен Project?
Эффективность управления проектами – залог успеха организации, это знает каждый руководитель, но как отследить параллельное продвижение сотен задач, вовремя узреть надвигающиеся проблемы и предотвратить последствия, могущие привести к упадку? «Волшебная пилюля» уже придумана и имя ей Project! А чтобы не сомневаться в необходимости её внедрения у Вас, как пелось в известной песне, есть на это 5 причин.
Основные возможности MSP:
- Деление основной задачи на составляющие и установление для каждой из них приоритета, потребности в ресурсах, крайнего срока выполнения.
- Синхронизация этапов проекта с графиком и сетевым календарным планом, учитывающим рабочие и нерабочие (праздничные, выходные) дни.
- Функция расчёта критического пути, которая предполагает полное вычисление длительности решения проектной задачи для благоприятного исхода всей деятельности.
- Осуществление подробного планирования обеспеченности ресурсами, необходимыми для проекта, и их назначение по задачам и подзадачам – для удобного контроля текущей ситуации.
- Разнообразие вариантов представления проекта для наглядной и интуитивно понятной визуализации всех взаимозависимостей: сетка, доска задач, временная шкала (график Ганта).
Помимо этого, утилита обладает возможностями быстрой оптимизации плана, расчёта времени и трудозатрат, пошаговой разработки проекта, совместной работы над проектом. А также удобна для анализа его текущего состояния и прогресса выполнения.
Где используется MS Project?
Внедрение программы может быть полезным в абсолютно разных отраслях от event-индустрии до строительства. Другими словами, везде, где речь идёт о реализации ответственных, многозадачных и длительных проектов. Project, как уже отмечалось выше, позволит с достоинством реализовать любые планы, позволит запланировать, отследить, изменить, представить работу в виде концепта. В перечне «интересантов» неизменно будут: разработчики ПО, дизайнеры и архитекторы, менеджеры и руководители, даже такой профессии как организатор культурно-массовых мероприятий не обойтись без этой чудесной разработки!
Рассмотрим область использования программы на конкретном кейсе. Одними из важнейших «столпов» экономики государства является строительство. Каждый строительный объект обладает своими специфическими особенностями, но так или иначе всегда можно выделить управление трудовыми, финансовыми, материальными ресурсами и констатировать важность их жёсткой привязки к временным этапам реализации проекта. Обойтись в таких обстоятельствах без MS Project крайне затруднительно, а порой и просто невозможно!
Как MSP помогает строителям?
Чтобы реализовать строительный проект, планирование необходимо не только для успешной сдачи объекта, но и в первую очередь для безопасного дальнейшего использования. Ведь цена ошибки в этой сфере непростительно велика. Microsoft Project в строительстве не позволит случайно упустить факторы, которые могут существенно повлиять на качество конечного результата. Благодаря инструментарию приложения инженер способен организовать деятельность вплоть до мельчайших деталей. Рабочий лист трудовых ресурсов позволит отразить особенности необходимого персонала для выполнения работ, его количества, времени работы, трудозатрат, оплаты труда как на момент завершения проекта, так и текущей за проделанную работу. Деятельность кадров этой сферы должна представлять собой слаженный механизм, а для этого нужно чёткое распределение задач. Что касается материальных ресурсов, грамотное и правильное распределение поможет избежать нерационального использования средств, которое может привести к убыткам фирмы. Project позволяет вести точный учёт необходимых материалов, техники и оснастки. Кроме того, приложение позволяет видеть взаимосвязи и «узкие места» всего проекта, позволяя не отставать от рабочего графика и сдать объект достойного качества точно в срок!
Microsoft Project – это универсальная программа, способная облегчить жизнь специалистов и повысить эффективность работы любой компании. Если Вы ещё не убедились в этом, скорее устанавливайте её и создавайте проекты без особых усилий и временных затрат!
